オフィス移転の流れや期間、注意点を分かりやすく解説
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オフィス移転は、企業にとって重要なプロセスであり、失敗しないためには慎重な計画と準備が求められます。
そのためには、移転計画において確認すべきポイントや注意すべき点を正確に把握することが重要です。
そこでこのコラムでは、千葉県を中心に店舗設計、内装、空間デザイン、施工管理を行っている商叶空間建築Laboが、オフィスを移転するメリットや流れ、注意点などを解説します。
オフィスを移転するメリット
ここでは、オフィスを移転するメリットを解説していきます。
業務効率化につながる
オフィスを移転することは、従業員の人数や業務規模に合わせた最適な広さやレイアウトを実現できる絶好の機会です。
例えば、大幅なレイアウト変更や従業員数の増員に伴うスペースの確保など、従来のオフィスでは難しい調整も移転することで容易に実現できます。
さらに、従業員が通勤しやすい場所や、取引先へのアクセスが良い場所に移転することで、業務効率化が期待できます。
従業員のモチベーションアップ
オフィス移転は、新たな環境や効率的なレイアウトを提供することで、従業員のモチベーション向上につながります。
移転先では休憩スペースやリフレッシュルームなどの福利厚生を充実させることも効果的です。
これにより、従業員は仕事に対する意欲が高まり、より生産的に働いてくれることが期待できます。
また、新しい環境での仕事に対する新鮮な気持ちや刺激も、モチベーションアップに効果的です。
ブランディング効果
オフィスの移転は、会社のブランディングにも大きな影響を与えます。
社風に合わせたデザインや、ワークスタイルに適したオフィスを移転先で構築することで、会社のイメージアップを図ることが可能です。
取引先や面接を受ける候補者にとって、オフィスの雰囲気や設備は重要な要素となります。
良い印象を与えることで、会社の信頼性や魅力が高まり、取引や採用活動にプラスの影響をもたらします。
オフィス移転の流れ
オフィスの移転は、計画と段取りが欠かせない重要なプロセスです。
ここでは、オフィス移転の流れを詳しく解説します。
旧オフィスの解約条件や原状回復を確認
まずは、現在のオフィスを解約するために必要な期間や費用を把握します。
具体的に以下の2点を把握しておくことが重要です。
- 現在のオフィスの解約予告をどれくらい前にしておくのか（6か月前が一般的）
- 原状回復の条件や費用がどれくらいかかるのか
移転する目的や条件を明確にする
物件探しや内装工事計画の前に、「なぜオフィスを移転するのか？」を明確にしてから計画を進めることが大切です。
まず、現在のオフィスが抱えている課題や社員の不満、要望をリストアップしましょう。
そのうえで広さや立地、賃料、つくりたいスペースなどの条件や、オフィスレイアウト、デザインの要望を固めていきます。
物件を探す
次に、前のステップで設定した条件や要望をクリアできる物件を探します。
不動産会社で探すことも多いですが、オフィスの内装工事について熟知している施工会社にも相談し、同時に進行することが理想的です。
不動産の候補を決めてから内装工事について確認すると、理想とするオフィスを実現できず、物件探しからやり直しになるケースもあるため注意しなければなりません。
したがって、物件探しから内装工事までワンストップで相談できる会社なら、窓口が1つでスムーズに進められます。
新オフィスの内装工事計画
次に、レイアウトや内装デザインについて打ち合わせを行い、見積もりを取ります。
必要なスペースやゾーニング、動線など、オフィスの使い方に合わせて綿密なプランニングをたてましょう。
また、オフィスの施工実績が豊富な会社に相談し、要望を詳細に伝えることが成功の鍵です。
プランと見積もりが決まったら、施工契約を結びましょう。
取引先へ移転をお知らせ
オフィスを移転する際には、取引先や関係者に移転のお知らせを送りましょう。
一般的には、移転の1か月前までにお知らせを送ることが推奨されています。
完成時期や移転のスケジュールに合わせて、事前に準備しておくことがスムーズなオフィス移転のポイントです。
家具/什器や設備の手配
決定したレイアウトに合わせて、デスクやチェアなどの家具や必要な機器類を手配しましょう。
また、リース機器や電話・ネットワークの構築なども入居前に準備しておくことで、スムーズな業務再開が可能となります。
移転に向けての準備をしっかりと行い、新しいオフィスでの業務を円滑に進めましょう。
新オフィス完成～引越し
新たなオフィスの内装工事が完了したら、立会い検査を行って引き渡しとなります。
この際には、計画通りに仕上がっているか、傷や不具合がないかを確認します。
問題がなければ引越しを行いますが、業者によって費用が異なるため、複数の業者を比較して選ぶことが一般的です。
引越しの際には、運ぶものや廃棄するものをリストアップし、処分方法も事前に確認しておきましょう。
旧オフィスの原状回復工事～明け渡し
移転先の新オフィスへの引越しが完了したら、旧オフィスの原状回復工事を行います。
事前に通知していた解約日までに、原状回復工事を完了させて明け渡しを行いましょう。
スムーズな手続きのために、期限を守ることが重要です。
移転の届出/手続
オフィス移転後には、法務局や税務署、郵便局などに移転の届出を行う必要があります。
移転から期日が決まっているので、事前に手続きの流れを確認し、スムーズに届出を行いましょう。
具体的には、以下のような届出が必要です。
- 法務局: 本店移転登記申請書を2週間以内に提出（支店の場合は3週間以内）。
- 税務局: 移転後1カ月以内に変更異動届などを提出。
- 都道府県税事務所: 移転後1カ月以内に事業開始等申告書を提出。
- 社会保険事務所: 移転後5日以内に名称変更届を提出。
- 労働基準監督署: 保険関連書類を成立日から10日以内に提出。
- 公共職業安定所: 変更のあった日から10日以内に事業主事業所各種変更届を提出。
- 郵便局: 移転が判明したら速やかに郵便物届出変更届を提出。
オフィス移転の期間は6ヶ月を目安に
会社の規模や移転先によりますが、オフィス移転にかかる期間は約6ヶ月が一般的な目安とされています。
多くの場合、旧オフィスの解約通知が契約期間の6か月前に必要とされているためです。
オフィス移転では、前述したようにたくさんの作業が必要とされるため、できるだけ早めに計画を立てて動くことが重要です。
オフィスづくりに詳しい施工会社との相談を早い段階から始めることで、全体のスケジュールや予算感を把握しやすくなり、移転プロセスがスムーズに進められます。
オフィス移転計画で確認すべきポイントや注意点
ここでは、オフィスの移転計画時に確認すべきポイントや注意点を解説していきます。
予算
まず、物件探しや内装の見積もりを行うためには、予算の明確化が必要です。
オフィスのコンセプトや規模によって費用は大きく変動するため、「なるべくコストを抑えたい」という要望だけでは計画を進めることができません。
賃料、引越し費用、家具や什器・設備の買い換え、内装工事費用、原状回復費用など、オフィス移転全体にかかる費用と予算をしっかりと把握することが重要です。
解約通知のタイミングと移転完了の時期
いつまでに解約通知をするのか、いつ移転を完了させるかを事前に決めておきましょう。
ゴールから逆算して解約通知のタイミングを決めなければ、余分な家賃の支払いが増える可能性があります。
また、無理なスケジュールでは、十分な検討期間がとれず失敗のリスクが高まりますので、余裕を持ったスケジュールを確保しましょう。
社員数とワークスタイル
現在の社員数や、アルバイトなどの流動的な人員、採用予定の人数などを把握しましょう。
現在の人数だけでなく、将来的な拡大も見据えて計画を立てる必要があります。
さらに、テレワークや取引先との打ち合わせなど、ワークスタイルに合わせて必要な広さや部屋の配置を考えることも大切です。
データや重要書類の移行方法
オフィス移転の際に重要なデータや書類が紛失しないように、移行方法を十分に検討しましょう。
移転後にデータやシステムに不具合が生じると業務に支障をきたします。
自社のみで移行することが難しい場合は、必要に応じてバックアップサービスなども検討し、データの安全性を確保しましょう。
役割分担を決める
責任者を決め、社員それぞれに役割分担を確定させることが重要です。
役割分担を怠ると、漏れや抜け、計画の遅れなどが生じる可能性があります。
移転プロジェクトと通常業務を並行させるためには、無理のない役割分担が欠かせません。
まとめ
オフィス移転計画の成功には、慎重な段取りと正確な情報が不可欠です。
また、オフィス移転は立地やレイアウトを総合的に考慮することが成功の鍵となります。
商叶空間建築Laboでは、物件探しから施工後のアフターサポートまでを一貫してサポートするワンストップ体制を整えています。
ワンストップ体制により、お客様の負担を最小限に抑えながら効率的なオフィス移転が実現可能です。
ご興味やご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
